律所运营管理|【超级秘书的利器】律师事务所文案处理及痕迹化管理

2017年11月4-5日，在天津，金诺律师事务所与上海律谷科技共同发起了第一期律所运营管理课程，旨在律师事务所行业中创建一个集管理者思想、管理者行为、管理者创新,管理者渠道为一体的管理者的互动交流平台。 

鉴于上述，我们将陆续分享第一期课程的老师讲课实录，敬请关注。

今天分享的是金诺律师事务所的秘书张杨“超级秘书的利器——律师事务所文案处理及痕迹化管理”。

业务秘书张杨精炼10年工作经验，为大家分享了金诺超级秘书的两件利器——律师事务所文案处理及痕迹化管理。

何谓“超级秘书”？

能够最迅速在客户，事务所，律师间建立最有效链接的隐形后台服务员。需要有最强吸收力、理解力、分析力、执行力，最强的智商和情商。

何谓“律师事务所文案”？

文案，原指放书的桌子，后来指在桌子上写字的人。在现代，文案来源于广告行业，由copy writer翻译而来。也就是广告文字撰稿人。而他们撰写的文稿就叫广告文案。所谓广告文案是以语辞进行广告信息内容表现的形式。延伸开来，律师事务所的产品是法律服务，因此我们可以将一切与提供和推广法律服务相关的文件统称为律师事务所文案。

律师事务所文案处理的原则：一个宗旨：以客户为核心，给客户最佳的阅读体验；两个重点：律师文书专业性/规范性 & 客户阅读习惯，两者如何平衡？

律所文案按照客户（受众）类型可分为：国企类、私企类、外企类、同行类；按照用途可分为：商务类、业务类、研发类。

一、商务类：

投标书、法律服务方案、法律服务协议等文件的制作。以法律服务方案的制作为例，我们可以这样做：

第一步：上客户官网，观察网站的配色，了解客户的行业特性，综合客户类型确定法律服务方案的设计配色；

第二步：设计封面、目录、页眉页脚；

第三步：用插入分隔符的方式对律师提供的文本进行版块划分（事务所简介/荣誉、服务内容、团队介绍、服务承诺、收费标准），视情况调整顺序。是否要加照片/具体简历等。通篇快速浏览，补充遗漏信息，修正错别字，重点检查时间、年份、金额等重要信息是否正确；

第四步：通篇排版：设置字体、字号、页边距、行距、段前段后、对齐方式…最后个别调整；

第五步：针对版式检查：检查页码、缩小比例检查整体排版；

第六步：转成PDF文件，将WORD和PDF文件一起E-mail给负责律师审阅，如无需修改，律师可将PDF版直接发给客户；如需修改内容，建议律师在WORD版改完后转成PDF文件发给客户，好处：1、PDF阅读体验更佳；2、避免因软件版本或终端不同使得文件格式发生错乱。避免因客户的误操作改动文件。

二、业务类：

律师函、法律意见书、尽职调查报告等文件的制作。以尽职调查报告的制作为例，文案要求是：主题明确、条理清晰、格式规整。由于其篇幅较长、层次分明的特点，在编辑排版时“项目符号”和“自动生成目录”的使用尤为重要。

三、研发类：

培训课件、媒体推送文案等文件的制作。以培训课件为例，制作幻灯片所使用到的工具有KEYNOTE/ PPT/WPS，课件的设计需要考虑：

1、受众群体：客户？同行？其他？

2、使用场合：公开演讲？书面阅读？自动播放？公开演讲的字体小于24号可能就有观众看不清楚；但书面阅读的字体放到12号都没关系，而展台上自动播放的PPT最好做成申奥宣传片那样酷；

3、文字OR图片？

具体的做法我曾分享过一个专题：《七步打造工作型PPT》，其中想强调一下六项设计原则（对齐、分离、留白、降噪、重复、对比），掌握这六个原则，可以让你的版面看上去很专业，如果恰巧你有设计方面的天赋，美感又特别强，又何愁做不出好作品呢？

如果你问我为何要在文案工作中下这么多工夫，精益求精，我的回答是：金诺，不仅仅是一家律师事务所，更是一个品牌。给我们的产品，也就是专业法律服务以精美的包装，给客户一种私人订制的感受，这是我们所追求的，同时在不断强化品牌风格的过程中，得到客户的欣赏与认可，那我们还担心收费上不去么？

文案处理只是秘书工作的一小部分，我们还有其它业务及行政工作，同时事务所有规范的管理体制，如何在秘书的工作量与事务所的规范性管理之间取得平衡？这就需要用到另一个利器——痕迹化管理。

痕迹化管理，是在各种管理工作过程中，从时间和管理内容方面，不留间隙或空白、死角的缜密的工作记录。

就好比在一个事件的每一个节点上按一颗图钉，最后连起来就是一个完整的事件还原，痕迹化管理最大的优点就是通过查证保留下来的文字、图片、实物、电子档案等资料，可以有效复原已经发生了的事件。可供日后查证。

痕迹化管理的意义：取得最高的工作效率；

痕迹化管理的核心：在事务所管理的规范性与秘书工作量之间取得平衡，痕迹化管理实施；

以金诺案件管理流程中的合同和发票管理为例，每个节点都有记录，有效的规避风险，方便回查，提高工作的时效性和准确性。

小编总结

技巧是服务于形式的，形式是服务于内容的，内容是服务于主题的，主题是服务于观众的。

想让文案成为有效沟通的利器吗？欢迎约课！