金诺拍案——用人单位在制定及执行规章制度时应注意什么

■本文转自《新商界》杂志 2016/11期

伴随着《劳动合同法》施行届满八年，劳动争议案件居高不下，此中涉及用人单位依据规章制度对劳动者进行处罚的案件更是占有绝对比例。如何制定一部切实可行的规章制度、如何合法执行规章制度是保证用人单位在应对劳动争议时的关键。本文将从规章制度实体内容及制定程序上进行具体分析。

实体内容的风险  

1、制定的主体不适格：规章制度的制定主体应是用人单位行政系统中处于最高的层次，对本单位的各个组成部分和全体职工实行全面和统一管理的行政机构，并由其代表用人单位制定并以用人单位的名义颁布实施。

2、内容失当：主要表现为制定的不合法、不合理，在实践中，一些用人单位的内部规章制度不同程度存在着违法内容，这些规章制度都会因为违反不同层次的法律、行政法规而无效，规章制度除了合法之外，还应该保证合理，一些法律没有详细内容的，需要用人单位在规章制度中明确、具体规定，一般来说，规章制度不得违反正常的常规性判断标准，应当为大多数职工所认同。

举例： 因规章制度内容不合法导致的败诉案例分析

高某于2007年1月28日进入A公司工作。2012年6月29日，A公司以高某工作时间无上司许可擅自离岗为由，对高某处以记过1次减薪10%的处罚。2013年12月27日，A公司以高某违反工作作业标准（操作流程）未造成经济损失为由，对高某处以记过1次减薪10%的处罚，同时依据其《员工手册》之规定，解除与高某之间的劳动合同。高某对两次处罚所依据的事实表示认可，但不认可《员工手册》的规定。A公司《员工手册》中规定，“凡受到警告处分的记作1次，受到接受记过、停职处分的记作2次。累计受到3次处分的”，公司可以解除劳动合同。

分析：

1、记过一次减薪10%的规定是否合理？

 虽然《劳动合同法》中明确规定了用人单位也可以根据规章制度对劳动者的违纪行为进行相应处罚，若劳动者严重违反用人单位的规章制度的，用人单位可以解除劳动合同。但是一旦用人单位做出了处罚，也就意味着劳动者已经为其违纪行为承担了相应的责任。因此，针对一次违纪行为只能处罚一次，对同一行为不能重复处理。因此这就要求用人单位应当对不同程度的违纪行为分别明确不同梯度的处罚措施，并严格实施，而不能随意进行处分。

 在现实情况中，一些用人单位处于好意给员工一个改正的机会，没有严格按照规章制度执行。而后如果出现劳动者工作表现下降的情形，此时用人单位再想进行处理，则会带来巨大的法律风险。

2、警告处分记作1次，记过、停职处分的记作2次，累计受到3次处分的，解除劳动合同，如此规定是否合理？

实践中应该针对各种行为规定对应性处分，该案例中的“记过、停职处分”实际是针对劳动者的具体违纪行为规定的具体处罚措施，因此从性质上仅能作为一个处罚，如果用人单位将一个违纪行为定性为两次处分，必然是一事重罚的翻版，此种规定显然与法律规定精神相悖。

制定程序的风险  

规章制度制定中需要从民主程序和公示、告知程序两方面予以关注，其中一方面民主程序需遵从《劳动合同法》第四条规定要求，但现实中如果确无法有效召开全体职工大会或职工代表大会进行协商，则可以通过企业工会确认方式完成；另一方面公示、告知程序的关键是用人单位必须将其规章制度向劳动者公示或告知，实践中可采取在劳动合同中补充说明、培训、考试等多种方式方法。

举例：因规章制度程序不合法导致的败诉案例分析

 2013年10月，吴某进入一科技公司上班，从事技术员工作，月收入4500元。2014年12月，吴某与同部门的张某因多次言语不和发生摩擦后，终于在办公室里大打出手，直到公司领导带保安赶来制止。对于吴某和张某在上班时间打架的行为，公司作出了严肃处理，以违反公司劳动纪律为由，将吴某辞退。吴某不服，认为公司不能随便辞退自己，于是申请仲裁，要求科技公司支付违法解除劳动关系的赔偿金13500元。仲裁经审理认为，吴某虽然存在上班时间与同事打架的不当行为，但公司据以开除吴某的所谓规章制度并未经公司全体职工讨论、协商，各项制度也未告知职工或组织职工学习，这些制度因制定程序违法不能起到约束劳动者行为的作用。最终，裁决科技公司支付吴某违法解除劳动合同赔偿金13500元。 

 分析：

司法实务中对于规章制度的民主程序掌握的一般原则是，如果劳动者在庭审中未就民主程序提出质疑，则无论是仲裁还是法院均不会主动援引民主程序进行裁判，而对于民主程序的要求原则也并非严格，即如果用人单位有其他证据证明经过了一定的民主讨论或工会确实参与了规章制度的协商过程，可视为民主程序的存在。